Áreas de oportunidad para los Hoteleros
El análisis Operativo como Herramienta para la detectar de reas de Oportunidad
Sin duda alguna los resultados del Hotel son el reflejo de las estrategias de negocio, de las acciones y decisiones de quienes en él colaboran, basados en los objetivos hacia el corto, mediano y largo plazo, es por esto que la revisión y análisis de los resultados no debe ser privativa sólo de “El Gerente General y El Contralor” como en antaño, hoy en día los Gerentes de División también participan en todo el proceso ya que ellos tienen la facultad para tomar decisiones y por los tanto conllevan la responsabilidad del logro de sus objetivos.
Los tiempos han cambiado, la administración requiere ejecutivos que además de Operar Administren sus Recursos, recordemos que “EL dinero está en la Operación”, es por ello que en esté articulo abordaremos algunas herramientas que les serán de gran utilidad para el análisis de sus resultados y como detectar áreas de oportunidad.
“la oportunidad esta presente en todo momento, prepárate para cuando toque a tu puerta”
En esta ocasión vamos a enfocarnos hacia las herramientas que nos ayudarán a la evaluación y búsqueda de áreas de oportunidad, a través del Análisis Operativo que tiene como principal objetivo:
ANALIZAR EL PROCESO DE LA EVALUACION DE RESULTADOS REAL VS PRESUPUESTO O CONTRA EL AÑO ANTERIOR
DESARROLLAR HABILIDADES EN EL MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS Y ADMINISTRAR EL CAPITAL DE TRABAJO
COMO INVOLUCRAR A LOS GERENTES OPERATIVOS EN EL PROCESO DE ANALISIS DE RESULTADOS
EL ANALISIS OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE SIRVE PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DEL HOTEL EN FORMA PERIODICA A EFECTOS DE PODER OBTENER:
1.- MEDIDAS DE CONTROL
2.- ANALISIS DE PROCESOS
3.- ANALISIS DE VARIACIONES IMPORTANTES Y QUE IMPACTAN DE MANERA SIGINIFICATIVA EN LOS RESULTADOS DEL HOTEL.
4.- DETECCION DE ANOMALIAS
5.- PLANEACION DE UTILIDADES
Un Proceso Gerencial
En el que participan activamente los Gerentes de Area en la Administración y evaluación de resultados en coordinación con la Contraloría y Gerencia General de Hotel, coadyuvando a la búsqueda de oportunidades a través de la planeación de las utilidades, es por eso que hoy en día NO SOLO OPERAN, también ADMINISTRAN, ya que cuentan con la capacidad profesional, los recursos humanos y las herramientas de análisis para lograr los resultados esperados del Hotel en sus respectivas áreas de responsabilidad, de la misma forma se ha dado la tendencia de un mayor involucramiento de la Contraloría del Hotel en la Operación, esto es básico, ya no se administra ni se controla desde un escritorio, el contralor debe vivir la operación para poder empatizar y obtener mejores resultados al contar con ejecutivos Administradores.
Definiendo la estructura del Estado de Resultados
1.- SE EVALUA LA RENTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
2.- SE EVALUA LA ADMINISTRACION Y LA OPERACIÓN
3.- SE DEFINEN PERFECTAMENTE LOS FACTORES QUE PUEDEN SER CUANTIFICADOS Y EXPLICADOS POR CADA UNA DE LAS AREAS
4.- SE EXCLUYEN GASTOS NO OPERACIONALES cuando la evaluación es a nivel Utilidad Bruta de Operación.
7.- SE EXCLUYEN GASTOS FINANCIEROS (EXCEPTO COMISIONES BANCARIAS) cuando el análisis es a nivel Utilidad Bruta de Operación.
Puntos a Considerar
PARA EFECTOS DE PODER REALIZAR UN ANALISIS OPERATIVO QUE PERMITA IDENTIFICAR Y EVALUAR DE MANERA REAL ES NECESARIO CONSIDERAR LOS SIGUIENTES FACTORES.
1.- INDEPENDIENTEMENTE DE QUE LA DIRECTRIZ SEA INCLUIR GASTOS CAPITALIZABLES DENTRO DEL ESTADO DE RESULTADOS, ES NECESARIO CONSIDERAR ÉSTOS DESPUES DE LA UTILIDAD BRUTA DE OPERACIÓN.
2.- LOS GASTOS POR CONCEPTO DE COMPRA DE EQUIPO DE OPERACIÓN DEBERÁN SER EXCLUIDOS PARA EFECTOS DE LA EVALUACION DEL RESULTADO DE UN DEPARTAMENTO ESPECIFICO.
ANALISIS OPERATIVO
FACTORES QUE IMPIDEN UN ANALISIS OBJETIVO
3.- GASTOS INVENTARIABLES QUE SE REFLEJAN EN EL MES EN QUE SE EFECTUARON.
4.- UN FACTOR MUY IMPORTANTE DENTRO DEL ANALISIS OPERATIVO ES AQUEL QUE CONSIDERA RUBROS QUE PUEDEN SER MEDIBLES ENTRE SI, POR ESO ES IMPORTANTE QUE LOS GASTOS SE IDENTIFIQUEN EN LOS RENGLONES EN LOS QUE FUERON PRESUPUESTADOS, PARA EVITAR TENER PARTIDAS FAVORABLES EN UNO Y DEFAVORABLES EN OTRO.
Factores que ayudan a la elaboración de un excelente análisis operativo
1.- La frecuencia con que se realiza (una vez al mes) y la constancia
2.- Evitar prorrateos en la medida de los posible a efectos de evaluar un gasto especifico de manera tal que pueda ser explicado por el área que lo controla.
3.- Utilización de la Herramienta de Análisis de Variación en Volumen - Precio
4.- Fijar Acciones y Planes de Acción sobre las variaciones importantes ( tanto favorables como no favorables
4.- Realizar Juntas financieras semanales
COMO REALIZAR UN ANALISIS OPERATIVO
1.- Definir que voy a analizar y comparar
Real Vs Presupuesto ?
Real Vs Año Anterior ?
Real Vs. Ambos???
2.- Que parámetros de análisis debo tomar en cuenta
- Ingreso/Costo por cuarto Ocupado ?
- Ingreso/ Costo por Huésped?
- Ingreso/Costo por comensal ?
- Costo de Nómina por Empleado ?
- Porcentajes de Costos a Ingresos ?
Estos factores se aplican en la técnica de Análisis Volumen-Precio mismo que veremos a continuación:
3.- Análisis de Variaciones en Volumen – Precio
Objetivo
Conocer las técnicas de evaluación presupuestal contra los resultados reales que permitan conocer a detalle el monto y origen de las variaciones en el proceso de análisis de resultados.
Identificar los factores que influyeron en las variaciones de los resultados tanto en volumen como en precio.
Puntos importantes se pueden identificar en tiempo y determinar áreas de oportunidad para el negocio.
Esta herramienta es muy común hoy en día entre los analistas financieros que desarrollan las variaciones de los resultados reales vs los presupuestados o vs año anterior.
Metodología :
A) Número de huéspedes, cuartos, etc, real y presupuesto.
B) Total de Ingresos, Costos, Gastos, según sea el caso, real y presupuesto.
C) Tarifa promedio o costo promedio se obtiene de dividir ( B )/(A)
Se obtienen variaciones en los tres rubros.
Fórmula :
En Volumen:
Variación en número de cuartos X Tarifa promedio o costo promedio presupuesto.
En precio:
Variación en tarifa o costo promedio X número de cuartos noche reales.
Al finalizar el Análisis mensual cada Gerencia habrá detectado sus áreas de oportunidad y establecerá las acciones y planes de Acción para lograr los objetivos trazados por la dirección General.
Autor:
Luis Manuel Rivera
Uniglobal
www.uniglobal.com.mx
luis.rivera@grupoargos.com.mx